5 Cara Membangun Komunikasi Efektif di Lingkungan Kantor

Komunikasi memang penting, namun tak jarang banyak orang miskomunikasi atau salah paham. Hal ini disebabkan pesan yang disampaikan tidak dipahami benar oleh si penerima. Komunikasi menjadi kunci penting, namun sia-sia saja jika komunikasi yang dijalankan tidak efektif, terutama di lingkup kantor. 

Agar komunikasi berjalan lancar dan efektif, yuk simak 5 cara membangun komunikasi efektif di kantor!

1. Persiapkan Terlebih Dahulu

Ilustrasi persiapan / Foto: Pexels.com/Tirachard Kumtanom

Komunikasi yang baik adalah yang penuh persiapan, sehingga meminimalisir kesalahpahaman. Dilansir dari Forbes, untuk menjalin komunikasi efektif, pertama-tama ajukan pertanyaan ini terlebih dahulu, 

• Apa tujuan komunikasi ini?
• Siapa yang harus mendengar ini?
• Bagaimana cara untuk menyampaikan komunikasi ini?

Selain itu, komunikasi tidak perlu bertatap muka langsung. Jika dirasa lebih menghemat waktu, komunikasi bisa disampaikan lewat email ataupun pesan digital. Namun, pastikan untuk mempersiapkan apa saja yang ingin disampaikan, ya. 

2. Permudah dan Sederhanakan 

Ilustrasi sederhanakan komunikasi / Foto: Pexels.com/Tirachard Kumtanom

Menurut Cousera, komunikasi yang efektif adalah yang jelas, benar, dan ringkas. Tidak ada gunanya bertele-tele dalam menyampaikan suatu hal. Hampir semua orang sibuk, oleh karena itu, jangan mempersulit komunikasi. Buatlah komunikasi menjadi lebih mudah. 

Lebih baik lagi jika hal yang ingin disampaikan dapat disederhanakan. Dikutip dari BetterUp, hindari membuat orang pusing untuk memahami pesan tersebut. Buat 1-2 kalimat untuk merangkum poin-poin yang penting, dan jangan ragu untuk mengulanginya di akhir. 

Cara Membangun Komunikasi Efektif di Lingkungan Kantor: Menjadi Pendengar Aktif!

Cara membangun komunikasi efektif di kantor/Foto: Pexels.com/fauxels

3. Menjadi Pendengar Aktif 

Ilustrasi pendengar yang baik / Foto: Pexels.com/Christina Morillo

Proofhub menyatakan bahwa karyawan yang mendengarkan dengan baik cenderung bekerja lebih baik. Mendengar juga menjadi bagian yang penting dalam komunikasi efektif. Semakin banyak mendengar, maka akan semakin banyak informasi yang diterima. 

Didukung oleh Forbes, untuk menjalin komunikasi yang lancar, kedua pihak harus menjadi pendengar aktif. Terlebih lagi untuk menghindari informasi atau detail yang hilang. Pastikan untuk memahami pembicaraan dan jangan ragu bertanya jika bingung. 

4. Minta Saran atau Feedback 

Ilustrasi meminta saran / Foto: Pexels.com/fauxels

Untuk membuat lingkungan kerja yang lancar dan nyaman, penting untuk memiliki komunikasi dua arah. Saran atau feedback bagus untuk memperkuat komunikasi. Terlebih lagi jika hal tersebut dapat membantu kinerja kerja. 

Banyak pemimpin yang hanya berkomunikasi satu arah. Padahal dengan berkomunikasi dua arah, pemimpin dapat menjalin hubungan lebih baik dengan timnya. Komunikasi dua arah dengan saran atau feedback menunjukkan bahwa komunikasi sudah dijalankan dengan efektif. 

5. Percaya Diri dan Sopan

Ilustrasi percaya diri / Foto: Pexels.com/fauxels

Percaya diri mendukung komunikasi yang efektif. Sebab dengan percaya diri, dapat menyampaikan hal dengan lugas dan jelas. Hal ini juga membuat lawan bicara lebih percaya pada pembicara. 

Namun, jangan lupakan sopan santun. Baik menjalin komunikasi ke atasan, bawahan maupun klien, tetap jaga sopan santun. Jalinlah komunikasi dengan menghormati satu sama lain, walaupun ada perselisihan, tetap jaga tutur kata yang baik. 

Nah, itu dia 5 tips dalam menjalin komunikasi efektif di kantor. Cukup mudah, bukan? Semoga membantu ya, Beauties!

______

Ingin jadi salah satu pembaca yang bisa ikutan beragam event seru di Beautynesia? Yuk, gabung ke komunitas pembaca Beautynesia B-Nation! Caranya DAFTAR DI SINI!