Beauties, apakah kamu adalah seorang karyawan suatu perusahaan yang seringkali meeting? Berapa banyak meeting yang kamu lakukan dalam seminggu? Well, sebenarnya, rapat atau seringkali disebut meeting ini adalah cara yang penting dan baik untuk menyatukan banyak orang dari berbagai divisi agar mendapatkan ide dan mendapatkan hasil, seperti diungkapkan Forbes.

Tapi sayangnya, banyak pekerja yang merasa “takut” karena rapat yang seringkali diadakan membuat waktu bekerja tidak produktif karena harus meninggalkan pekerjaan utama demi mengikuti rapat.

Jangan lagi takut, mulai sekarang buatlah waktu rapatmu seefektif mungkin agar pekerjaan tidak terbengkalai! Yuk, simak tipsnya berikut ini!

Apakah Rapatnya Penting?

Rapatnya Penting Atau Tidak?/Foto: pexels.com/Cottonbro

Brian Tracy International sebuah perusahaan yang berspesialisasi dalam bidang pelatihan dan pengembangan individu dan perusahaan mengungkapkan bahwa sebenarnya banyak meeting yang sebenarnya tidak perlu diadakan. Sebagai gantinya, bisa dilangsungkan diskusi secara individual, dimulai dengan melakukan diskusi dengan orang yang paling penting dalam projek tersebut.

Bicarakan dari Hal yang Paling Penting

Ilustrasi meeting/Foto: pexels.com/Alexander Suhorucov

Untuk menghindari rapat yang bertele-tele, buatlah agenda yang mencakup aturan 80/20. Atur agenda sehingga 20 persen hal teratas adalah hal pertama yang akan dibahas. Dengan cara ini jika seseorang kehabisan waktu, yang lainnya akan menutupi pembahasan yang mewakili 80 persen dari materi rapat sebelum waktu habis. Membuat agenda prioritas juga dapat menghindari suatu rapat membahas hal-hal yang tidak perlu dan di luar dari tema rapat pada saat itu.

Buat Catatan untuk Ringkasan

Ilustrasi bekerja/Foto: pexels.com/Startup Stock Photos

Saat kamu dan rekan kerja mendiskusikan setiap materi dalam agenda rapat, rangkumlah diskusi tersebut dan buatlah penutup dan persetujuan dari semua orang yang hadir. Ketika sudah adanya persetujuan bersama, rapat bisa dimulai ke pembahasan berikutnya.

Tapi perlu diingat, diskusi dan kesepakatan tanpa penugasan tanggung jawab dan tenggat waktu penyelesaian hanyalah buang-buang waktu. Buatlah keputusan bersama dengan tanggung jawab dan tenggat waktu yang membuat waktu diskusi tidak terbuang secara percuma. Dari hal ini, artinya, anggota rapat menghargai waktu dari anggota rapat lainnya.

Buat Semua Orang Terlibat

Buat Semua Orang Terlibat/Foto: pexels.com/fauxels

Luangkan beberapa menit pertama untuk memastikan setiap orang yang ada di ruangan mengatakan sesuatu untuk menanggapi atau menyelesaikan hal yang sedang didiskusikan. Hal ini dapat memberikan hasil yang positif dalam setiap rapat yang akan dilakukan. Tanggapan dari peserta rapat bisa dijadikan pertimbangan agar pembahasan atau penyelesaian bisa diselesaikan dengan efektif.

Buat Catatan untuk Dipublikasikan

Ilustrasi rekan kerja/Foto: pexels.com/Alexander Suhorucov

Catatan dari hasil rapat berisikan hal-hal yang didiskusikan sudah terjawab dan terselesaikan. Publikasikan hasil rapat dengan orang-orang yang terlibat agar hasil rapat bisa dipahami bersama tanpa ada pertanyaan-pertanyaan yang menggantung.

Ketika rapatmu efektif, kamu bisa kembali mengerjakan pekerjaan utamamu. Pastikan kamu berkonsentrasi saat rapat agar tidak tertinggal materi yang sedang dibahas. Happy meeting, happy working!

***

[Gambas:Youtube]

Ingin jadi salah satu pembaca yang bisa ikutan beragam event seru di Beautynesia? Yuk gabung ke komunitas pembaca Beautynesia B-Nation. Caranya DAFTAR DI SINI!