Buat Kamu Pekerja Kantoran, Hindari Kesalahan Ini Saat Menggunakan Email

Salah satu pelajaran mengenai karir paling terpenting yang dapat dipelajari adalah menggunakan email. Email sendiri dapat mempermudah pekerjaan sehari-hari dan paling penting untuk diperhatikan. Bagi yang sekarang mengandalkan email untuk bekerja, coba hindari kesalahan saat menggunakan email yang paling sering dilakukan sebagai berikut ini.

Hindari Fitur Reply All

Hindari fitur reply all/freepik.com

Kebanyakan orang lebih memilih cara praktis dibandingkan harus repot. Apalagi ditambah adanya fitur reply all dalam email. Jika memungkinkan, ubah kebiasaan untuk membalas email satu persatu. Karena dapat menghindari kesalahan yang tidak diinginkan. Setiap email pasti punya balasan masing-masing sehingga fitur ini terkadang menimbulkan kesalahpahaman.

Poin-poin Tidak Jelas

Poin-poin tidak jelas/freepik.com

Coba usahakan untuk mengirim serta membalas email secara to the point. Jangan buat poin-poin tidak jelas dan tidak dibutuhkan agar orang mengerti isi email. Susun kata pembuka, isi, dan penutup secara berurutan. Gunakan bahasa formal dan sopan sehingga penerima email tidak tersinggung. Pikirkan terlebih dulu poin-poin apa saja yang ingin disampaikan.

Salah Memasukkan Nada Bicara

Salah memasukan nada bicara/freepik.com

Menjadi terlalu formal atau terlalu santai bisa membuat orang salah paham. Apalagi sampai salah memasukkan nada bicara. Prinsipnya semakin dikit bekerja secara langsung dengan seseorang, semakin harus memiliki pendekatan email formal dan professional.

Senioritas masih berlaku dalam email jadi harus berhati-hati. Penting untuk memberikan rasa kemanusiaan ke email karena berhubungan dengan orang lain dari waktu ke waktu.

Bergegas Mengirim Email

Bergegas mengirim email/freepik.com

Cobalah untuk tidak terlalu bergegas mengirim email karena biasanya akan ada kesalahan. Baca kembali email yang akan dikirimkan, jika memang sudah benar dan tepat maka segera kirim.

Hal ini berguna untuk mengasah keterampilan komunikasi dan menjaga keprofesionalan diri. Penerima email juga akan menunggu tanpa mengharapkan dibalas cepat.

Tidak Menyadari Waktu

Tidak menyadari waktu/freepik.com

Untuk mengirim email pada seseorang coba perhatikan waktu. Karena biasanya orang mengecek email saat hari dan jam kerja. Sehingga menambahkan indikasi bahwa orang akan menilai diri sebagai professional dan sopan. Walaupun kelihatannya sepele, namun jangan anggap remeh hal ini karena seseorang akan menilai dan menghargai.