Pahami 5 Etika Menulis Email yang Bisa Beauties Terapkan Sehari-hari

Pernah nggak, sih, Beauties merasa kebingungan saat dihadapkan pada situasi harus membalas email? Misalnya ketika harus merespons email dengan klien, mengirim atau membalas email tentang lamaran yang kamu kirimkan.

Mungkin ada “tekanan” tersendiri, ya, Beauties? Ada perasaan ingin “sempurna tanpa cela” dan menghilangkan segala pemikiran “bagaimana jika”. “Bagaimana jika caraku membalas email itu kurang sopan, ya?” yang bisa mengakibatkan rasa panik berlebihan. Now, you won’t have to worry anymore, berikut 5 etika ber-email yang bisa kamu terapkan, Beauties!

Menulis Subject dengan Jelas

Menulis subject dengan jelas/Foto: Freepik/rawpixel.com

Menulis subject pada email adalah sesuatu yang penting, lho. Karena bisa membantu penerima email-mu memahami isi pesan yang Beauties kirimkan. Kalau tidak, bisa-bisa email yang Beauties kirim jadi malas dibaca oleh si penerima. Menulis subject ini pun tidak perlu terlalu panjang, kok. Cukup menuliskan poin inti dari isi emailmu saja, Beauties.

Memilih Waktu yang Tepat

Memilih waktu yang tepat/Foto: Freepik

Ada waktu-waktu tertentu yang tepat untuk membalas email. Merespons email tentang pekerjaan di tengah malam misalnya, bisa saja hal itu membuat kita dinilai sebagai orang yang kurang menghargai waktu orang lain, bukan?

Melansir dari Thought Catalog, misalnya kantor beroperasi pukul 9 pagi hingga jam 5 sore, maka ber-email pada waktu tersebut. Bayangkan kalau Beauties sedang liburan di akhir pekan, lalu dihubungi klien? Ugh, menyebalkan!

Memahami Posisi dari Penerima Email

Memahami posisi dari penerima email/Foto: Freepik/diana.grytsku

Kalau sudah mengirim email, rasanya tidak sabar untuk mendapatkan balasan, kalau bisa, sih, 10 menit kemudian sudah ada tanggapan. Hey, it doesn’t work that way. Ada saatnya kita harus bersabar dan memahami situasi dan kondisi dari orang yang menerima email kita, misalnya memang si penerima memang orang penting dan sibuk sekali, sehingga tidak bisa langsung membalas dengan cepat, bayangkan saja email yang masuk langsung berpuluh-puluh atau ratusan setiap harinya!

Menggunakan Struktur Email yang Baik

Menggunakan struktur email yang baik/Foto: Freepik/rawpixel.com

Dilansir dari Flowrite pastikan kalau email yang akan kirimkan sudah menyertakan baris subjek, salam, isi, dan tanda tangan. Jangan lupa untuk selalu menambahkan jeda paragraf untuk memastikan tiap bagian ini agar email mudah dibaca.

Awali setiap paragraf dengan menyorot hal yang paling penting. Menggunakan font standar seperti Arial, Helvetica, Calibri, Courier, dan Times New Roman. Jika akan menggunakan huruf tebal untuk menandai hal penting, jangan gunakan ini untuk lebih dari satu kata atau frasa per email. Oh iya, kalau ini email formal, sebaiknya jangan sampai mengggunakan emoji, ya, Beauties.

Memahami Perbedaan Budaya

Memahami Perbedaan Budaya/Foto: Freepik/lookstudio

Punya kolega yang memiliki budaya yang berbeda dengan kita? Well, it’s a tricky one! Untuk hal ini, Beauties harus memahami lebih dulu budaya dari penerima email, misalnya di beberapa negara tidak suka bertele-tele, Beauties bisa membiasakan diri untuk langsung membahas pada intinya. Miskomunikasi memang sulit dihindari, tapi setidaknya bisa kita minimalisir, kan?

---

Ingin jadi salah satu pembaca yang bisa ikutan beragam event seru di Beautynesia? Yuk, gabung ke komunitas pembaca Beautynesia B-Nation. Caranya DAFTAR DI SINI!